En plena desescalada, la economía se reactiva paulatinamente en España. Los bares y restaurantes ya pueden retomar sus servicios y distintos emprendedores se van lanzando a la piscina. Pero volver a la normalidad no implica una vuelta con normalidad. La incertidumbre sobre cómo evolucionará la pandemia y las medidas sociales, políticas y fiscales que se aplicaran al sector, obstaculiza el desafío al que se enfrentan.
¿Cuándo es buen momento para dar el paso? ¿Cómo hacerlo? ¿Por dónde empiezo? ¿Qué hago con mi oferta, la mantengo tal cual? ¿Y mi equipo? Cada tipo de establecimiento debe adaptar los criterios de reapertura a la naturaleza de su negocio, reconociendo en cualquier caso que si reabrir supone los mismos costes que estar cerrado, y no es un riesgo para la viabilidad de la empresa, ten en cuenta que estarás ayudando a sacar trabajadores de los ERTES y contribuirás a rescatar la economía del país.
En #RetoCoronavirus intentaremos ayudarte con recomendaciones para preparar el terreno: con consideraciones relativas a tu aforo y funcionamiento operativo, hasta medidas de seguridad e higiene como las que en adelante serán indispensables.
Calcula la capacidad máxima en función de tu aforo
Definir bien la capacidad máxima de personas que podrás atender es determinante, te permitirá dimensionar tu potencial de ingresos. Según la última propuesta del Gobierno, solo se podrá atender el 50% de la capacidad en terrazas durante la primera fase de la desescalada, más el 40% en salas, en la segunda fase. En la tercera y última fase, las terrazas podrán elevar su ocupación al 75% de su aforo y dos tercios en los comedores. Teniendo en cuenta los dos metros de distancia entre las mesas, adapta la realidad de tu establecimiento y, ante la duda, intenta que prime la seguridad.
Es decir, si aplicando las medidas de aforo el indicado me dice que puedo poner cuatro mesas pero, por la distribución del espacio, no cumplo la normativa de seguridad, reduce el número de mesas.
También valora incorporar medidas que faciliten la rotación de cada mesa, teniendo en cuenta que hay clientes que pueden valorar de manera negativa que se imponga un tiempo de disfrute, puede ser la vía para aumentar los posibles ingresos.
Por lo tanto, la ocupación máxima será: Número de mesas disponibles X Número de rotaciones en cada mesa.
Imagínate que mi negocio en fase 2 tiene un aforo de 10 mesas en la terraza y 10 en sala. La ocupación máxima, siguiendo la normativa, sería de nueve mesas disponibles. Si además, consideramos que las 6 horas diarias que abrimos se limitará el tiempo a una hora y media por mesa, contaremos con 36 servicios en total.
¿Cómo calcular el número de personas a ‘activar’ o contratar?
Antes de decidir cuántas personas sacaremos del ERTE o contrataremos, hay que tener en cuenta las medidas de seguridad y distanciamiento en cocina y la potencialidad del aforo.
En primer lugar, calcula, según los metros cuadrados de tu cocina y el aforo en la sala y recepción, el número de personas que necesitas para dar un buen servicio y las que puedes reincorporar según las medidas de seguridad.
Si estás utilizando delivery, o te planteas implementar la modalidad take away, añade la previsión de ventas a estos cálculos. Puede ocurrir que, por medidas de seguridad, no puedas hacer frente a toda tu demanda potencial.
En términos generales, unas cuentas saneadas de cualquier negocio plantean entre un 15% y un 30% de los beneficios brutos destinados a salarios. Pero cada negocio es un mundo e influyen otros factores como el tamaño de la empresa, el sector o la situación del mercado en el que se desenvuelve.
Utiliza la regla básica de que los salarios no deben superar el 30% de los beneficios brutos, para asegurarte una buena liquidez.
Multiplica el número total de servicios por el ticket medio de tu negocio para obtener el potencial de beneficios del mismo; y adecúa tus gastos destinados a los sueldos y salarios para que no supere, bajo ningún concepto, el 30% de ese total de beneficios.
Supongamos que los metros cuadrados de mi cocina me permiten tener dos trabajadores al mismo tiempo respetando las medidas de seguridad, y para atender mi terraza necesito otra persona en sala. Con esta plantilla puedo atender 36 servicios diarios y mi ticket medio es de 15 euros. Realizando un cálculo rápido veo que mi potencial de ingresos es de 16.200 euros al mes. Mi coste salarial no debería superar los 4.860 euros para intentar minimizar el riesgo. Con esta ratio, puedo incorporar la plantilla que he planificado y llegar a cubrir todo el servicio. A medida que se vaya permitiendo un aumento de aforo, podremos, mediante estos cálculos, ir readaptando nuestro personal.
¿Qué estrategias puedo seguir para incorporar paulatinamente a mis trabajadores?
Seguramente, si has cerrado tu negocio hayas tenido que adoptar un ERTE por fuerza mayor total, en el que todos los trabajadores han permanecido con su empleo suspendido debido a las restricciones sanitarias. Ahora, al reanudar tu actividad, tienes varias estrategias a adoptar.
Por una parte, puedes ir sacando a los empleados del ERTE poco a poco en la medida en que te reactivas, lo que se conoce como ERTE por fuerza mayor parcial, significa que la empresa puede ir incorporando parcialmente a una parte de sus trabajadores a sus puestos. En este caso, el restaurador pagaría, por ejemplo, el sueldo de media jornada, 20 horas semanales, y las otras 20 las seguiría cubriendo el Gobierno. En este caso no hay un número mínimo ni un máximo de personas a ‘rescatar’.
Otra opción es desafectar al trabajador por completo mientras el resto de plantilla espera la reactivación del negocio. En este caso, la empresa se haría cargo del 100% de su salario. Ten en cuenta que una vez desafectes al primer trabajador, deberás pagar las prestaciones sociales del total de todos tus empleados, estén o no en el ERTE.
Paralelamente, debes tener presente que sacar a los empleados del ERTE no tiene vuelta atrás, ya que si se quiere beneficiar de tal exoneración de cuotas hay que renunciar a volver a afectar por el ERTE a los trabajadores desafectados. Debes valorar muy bien esta decisión porque, todos los empleados desafectados de un ERTE deben mantenerse en nómina sin opción a despidos vinculados con el COVID-19 durante los seis primeros meses.
Calcula tus costes directos y evalúa si te resulta rentable abrir la persiana
Haz una suma del total de costes directos a los que incurres para poder abrir la persiana, ya sean fijos (nóminas del personal, alquiler, tributos y cánones del Ayuntamiento, etc.) o variables (género, facturas luz, agua, gas, etc).
Y después, cruza estos datos con tu potencial de ingresos calculados en el punto anterior. Una simple resta, te dará una primera visión general acerca de tus posibilidades para la reapertura.
¿Cómo tomar decisiones en relación con los gastos e ingresos esperados?
En primer lugar, deberías plantear posibles escenarios. Por ejemplo, puedo calcular el potencial de ingresos imaginando un escenario optimista (vendo el 100% de los servicios que puedo dar al ticket medio) y otro más realista (vendo el 70% o el ticket medio es menor), y volver a recalcular el beneficio neto en relación con los gastos directos que has proyectado (alquileres, insumos y salarios).
Puedes jugar con distintas proyecciones, pero si en ellas no cubres como mínimo los costes directos (aquellos en los que incurres solo por abrir tu actividad), quizás deberías plantearte no abrir la persiana.
En segundo lugar, para evitar descapitalizar tu negocio, haz un análisis sencillo del balance de situación. Atiende, principalmente al fondo de maniobra. Como recoge Diego Coquillat en este artículo, “Hay una regla fundamental de equilibrio financiero que dice que todo pasivo exigible (lo que debo) debe estar correspondido por un elemento de activo (lo que tengo) cuyo plazo de disponibilidad sea como mínimo igual o menor que el plazo de exigibilidad de la deuda”.
Es decir, analiza si con lo que dispones para convertir en ingresos, por ejemplo las existencias en almacén que se convertirán en producto elaborado de manera inmediata, cubrimos la deuda que tenemos en un mayor plazo.
Finalmente, calcula las pérdidas que estás sufriendo con tu establecimiento cerrado y compáralo con el escenario más pesimista. Si resultado de este análisis, tomando en consideración tu potencial de ingresos con las medidas de foro y tu capacidad de servicio, no resulta positivo, quizás deberías replantearte la apertura. Por otro lado, a igualdad de pérdidas, abrir nuestro establecimiento no solo nos reconfortará emocionalmente, sino que ayudará a que recuperemos a nuestra clientela poco a poco.
Hay otros elementos que también deberíamos considerar antes de abrir.
Analiza si tu target hoy pudiera ser distinto
Haz un pequeño ejercicio que te permita responder a una serie de preguntas cuyas respuestas te darán claves a la hora de tomar decisiones: ¿Tenías una clientela fiel? ¿Qué poder adquisitivo tenían? ¿Qué tipo de gente pasea ahora por la zona donde está ubicado tu negocio? ¿Qué está haciendo la competencia? ¿Dependías del turismo extranjero?
Por ejemplo, si nuestro restaurante es de menú diario, está situado en una zona céntrica y nuestro target siempre han sido personas que trabajan en oficinas, debemos observar si estas han vuelto a trabajar y qué están haciendo los restaurantes de la zona.
De hecho, nuestro mercado podría estar cambiando sin nosotros estar informados, las circunstancias modifican comportamientos, a los que debemos identificar y adaptarnos para prosperar. Es bueno que te preguntes, por ejemplo, ¿qué expectativas tiene nuestro nuevo perfil de consumidor/a respecto a nuestros procesos internos? ¿Es una persona obsesiva o simplemente precavida? ¿crítica o aporta? ¿es una persona empática o insensible?
Tal vez te sirva preguntar directamente para aprender y entender mejor. Posiblemente será necesario fomentar nuevas formas de relacionarte y comunicarte con tu clientela. Consideremos, de cara a esta reflexión, detalles tan relevantes como nuevas preferencias, por ejemplo en métodos de pago o en temas relacionados con seguridad e higiene.
Refuerza tu liquidez si te es necesario
Existen varias soluciones para tener capacidad económica en efectivo y así poder afrontar las obligaciones y deudas en un plazo inmediato.
– Ampliar líneas de crédito. Para ello deberás recurrir a algún sistema público o privado para reforzar tu liquidez en un primer momento, hasta recuperar la actividad normal de esta etapa.
– Bonos. Esta modalidad no solo te asegura mantener la clientela más fiel sino que puede ser una fórmula a analizar para financiar tu actividad; si tu cliente te abona por adelantado su cena, podrás financiar la compra de dichos insumos.
– Reducir la oferta. Tener una oferta más sencilla se traduce en menos horas de personal en la cocina. Jugar a ser lo más eficaces posible.
Adapta el stock y almacenamiento a las circunstancias actuales
Es complicado alcanzar tener un almacén cero; es decir, conseguir que todo lo que compramos se venda de manera casi inmediata, para evitar que pierda valor o que perdamos género. Sin embargo, deberías lograr un equilibrio entre quedarte sin género y verte con insumos o materia prima que no puedes sacar adelante. Hay algunas medidas para poder almacenar la cantidad necesaria para dar nuestro servicio y no tener una ruptura de stocks:
– Reajustar tu oferta para que haya más producto no perecedero para minimizar el riesgo de mermas o pérdida de producto en nuestro almacén. Este cambio puede conllevar una variación en tu oferta gastronómica.
– Utilizar productos de quinta gama para evitar, precisamente, la caducidad de tus insumos en estos momentos en los que no tenemos del todo claros el consumo y la respuesta de nuestros clientes.
– Calcular qué productos tienen mayor salida y cuáles menos mediante el índice de rotura de stock*.
– Gestionar el aforo mediante reservas te permitirá hacer una previsión del género que necesites durante la semana o mes siguiente.
* Índice de rotura de stock: pedidos no satisfechos / pedidos totales x 100. Cuanto mayor sea este índice, nos indica que este producto tiene salida, y que deberíamos aumentar su cantidad en nuestro almacén.
Rediseña la organización interna
Las nuevas regulaciones probablemente limiten el número de personas trabajando en cocina o sala y, por lo tanto, la capacidad de operar de la empresa se verá afectada. A nivel operativo interno, deberás rediseñar las principales funciones del personal; quizás nuestro rol como propietario/a tenga que cambiar a labores de cocina o de servicio. Busca roles que puedan ser multifuncionales en tu plantilla, entendiendo que ahora tendrás que priorizar el servicio de mesa, terraza, servicio adecuado a tu itinerario para minimizar las aglomeraciones y servicio de recepción de pedidos o atención al cliente (sobre todo si trabajas con delivery).
No escatimes tiempo ni recursos para formar a tu personal en las nuevas medidas de higiene y seguridad. Estas mismas medidas son las que deberás comunicar al cliente para transmitirle confianza y transparencia.
Las medidas de higiene quizás te obliguen a tener que cambiar ciertas dinámicas. Limpiar dos veces al día exige alguna hora, y desinfectar las mesas lleva unos minutos. Habrá que tenerlo en cuenta para organizar horarios y turnos de trabajo para la reapertura.
Minimiza retrasos en la distribución de género
En esta crisis sanitaria, seguramente hayas experimentado dificultades para conseguir los insumos habituales en el tiempo habitual. Para minimizar esta dependencia de distribuidores nacionales o internacionales, valora qué productos dentro de tu oferta pueden ser provistos de manera local o con cadenas de suministro seguras e intenta aumentar el porcentaje de producto proveniente de estas fuentes.
Busca formas de asegurar clientela
En un contexto competitivo, en el que tantos negocios buscarán no solo compensar el impacto económico de los meses previos, sino asegurar clientes entre variables de alto condicionamiento, conviene ofrecer opciones alternativas con precios y ofertas flexibles, y diferenciadas a lo largo de día para intentar maximizar tu potencial de servicio: fomenta la rotación de mesas, adáptate a las nuevas necesidades de consumo, potencia los horarios de menor actividad o pide la licencia para ampliar temporalmente de tu terraza, entre otras medidas.
** Esta guía para restauradores se ha basado en un documento elaborado por un equipo de trabajo conjunto liderado por Anaïs Iglesias, coordinadora de emprendimiento en BCC y Michelangelo Cestari, profesor de gestión en BCC, en el que se propone un conjunto de criterios a modo de checklist, con pautas diseñadas para valorar cuándo es el mejor momento para abrir el negocio, y en qué condiciones hacerlo.